En el panorama empresarial actual, en rápida evolución, el aprovisionamiento se ha convertido en una función crítica que puede influir significativamente en el éxito de una organización. A medida que los acontecimientos mundiales remodelan las cadenas de suministro y cambian las prioridades empresariales, el papel de las compras ha pasado de ser una mera función de apoyo a convertirse en un socio estratégico que impulsa la creación de valor. Comprender los diferentes niveles de madurez de las compras es crucial para las organizaciones que pretenden optimizar sus operaciones y obtener una ventaja competitiva.
La importancia de la contratación pública en la empresa moderna
El papel del aprovisionamiento se ha ampliado más allá del procesamiento tradicional de transacciones y la gestión de proveedores. Hoy en día, es un componente vital de la estrategia empresarial, la innovación y la sostenibilidad. Las organizaciones que destacan en la madurez de las compras están mejor posicionadas para navegar por las fluctuaciones del mercado, mitigar los riesgos y aprovechar las oportunidades. La optimización de las prácticas de aprovisionamiento permite a las empresas reducir costes, mejorar las relaciones con los proveedores y respaldar los objetivos empresariales generales.
Comprender los niveles de madurez de las adquisiciones
Los niveles de madurez de aprovisionamiento proporcionan un marco para evaluar la eficacia y la alineación estratégica de la función de aprovisionamiento de una organización. Estos niveles abarcan desde actividades operativas básicas hasta iniciativas estratégicas avanzadas que generan valor multidimensional. Profundicemos en cada nivel y comprendamos sus características únicas y su impacto en el rendimiento de la organización.
De lo operativo a lo estratégico
Pasar de un papel operativo a un socio empresarial estratégico implica varias etapas. Cada nivel de madurez refleja una mayor integración de las adquisiciones con objetivos empresariales más amplios y un mayor énfasis en la creación de valor. Este viaje está marcado por la transición de la gestión de transacciones esenciales a iniciativas estratégicas avanzadas que abarcan la innovación, la sostenibilidad y la colaboración interfuncional.
Nivel 1: Enfoque en la función de apoyo (P2P operativo)
A nivel fundacional, el aprovisionamiento se centra principalmente en los aspectos fundamentales del ciclo de compra a pago (P2P). Los principales objetivos son garantizar la disponibilidad de materiales adecuados en el momento oportuno, minimizar los costes mediante una negociación esencial y gestionar actividades transaccionales como la solicitud, el pedido y el procesamiento de pagos.
Conceptos básicos del ciclo "Purchase-to-Pay" (P2P)
The P2P cycle is the core of operational procurement. It often involves requisitioning materials, placing orders, receiving goods, and processing payments. This level ensures the necessary materials are available for production and operations, maintaining business continuity.
Principales objetivos y actividades
En esta fase, la contratación tiene por objeto
- Garantizar la disponibilidad puntual de los materiales
- Minimizar los costes mediante una negociación esencial
- Gestionar eficazmente las actividades transaccionales
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de contratación
Retos y limitaciones
La contratación a este nivel es principalmente reactiva y administrativa. Se centra en el cumplimiento y la gestión del rendimiento de los proveedores en lugar de contribuir a la planificación estratégica de la empresa. Las actividades son esenciales para mantener la fluidez de las operaciones, pero carecen del impacto estratégico necesario para impulsar un valor empresarial significativo.
Nivel 2: Enfoque de reducción de costes (S2C táctico)
A medida que las organizaciones reconocen el potencial de las compras para impulsar el ahorro de costes, adoptan un enfoque más táctico. En este nivel, las actividades de aprovisionamiento se vuelven más estructuradas, incorporando iniciativas de aprovisionamiento estratégico, prácticas básicas de gestión de proveedores y medidas de reducción de costes a corto plazo.
Iniciativas de contratación estratégica
El aprovisionamiento estratégico implica evaluar y seleccionar sistemáticamente a los proveedores para conseguir ahorros de costes a largo plazo y estabilidad en el suministro. Esto incluye realizar análisis de mercado, negociar contratos y aprovechar las economías de escala. Para más información sobre aprovisionamiento estratégico, puede consultar la Guía CIPS de Aprovisionamiento Estratégico.
Prácticas de gestión de proveedores
Las prácticas eficaces de gestión de proveedores a este nivel incluyen revisiones periódicas del rendimiento, auditorías de proveedores y el desarrollo de relaciones a largo plazo con los proveedores. Estas prácticas ayudan a garantizar que los proveedores cumplen las normas de calidad y entrega de la organización. Más información sobre la gestión de las relaciones con los proveedores
Short-term Cost-Cutting Measures
En esta fase, el objetivo principal es lograr reducciones de costes inmediatas mediante licitaciones competitivas, renegociación de contratos y descuentos por volumen. Aunque estas medidas aportan beneficios tangibles, a menudo permanecen aisladas de las funciones empresariales más amplias.
Nivel 3: Aprovisionamiento estratégico - Juego de poder en silos y enfoque de gestión por categorías
En este nivel, las compras comienzan a alinearse más estrechamente con las estrategias empresariales. La atención pasa a centrarse en la gestión de categorías para optimizar el ahorro y apoyar los objetivos organizativos a largo plazo. Sin embargo, la gestión tradicional de categorías suele mantenerse en un marco de silos, lo que conlleva varias limitaciones.
Visión general de la gestión por categorías
La gestión por categorías consiste en agrupar productos o servicios similares para aprovechar el poder adquisitivo y conseguir ahorros significativos. Este enfoque permite a los equipos de compras desarrollar estrategias especializadas para diferentes categorías, lo que mejora la eficiencia y la eficacia.
Marcos tradicionales como la matriz de Kraljic
La matriz de Kraljic es un marco muy utilizado en la gestión por categorías. Clasifica los productos en función del riesgo de suministro y el impacto en los beneficios, ayudando a los equipos de compras a priorizar las estrategias de aprovisionamiento. Sin embargo, este enfoque puede ser excesivamente táctico y no tener en cuenta las necesidades específicas de las distintas unidades de negocio. Más información sobre la matriz de Kraljic en CIPS.
Limitaciones de los enfoques compartimentados
A pesar de las intenciones de apoyar los objetivos estratégicos, las prácticas de contratación aisladas pueden dar lugar a varios problemas:
- Colaboración limitada con otras unidades de negocio
- Un enfoque limitado a la eficiencia de la contratación interna
- Incapacidad para alinearse plenamente con objetivos empresariales más amplios.
Aunque este nivel representa una mejora significativa con respecto a las etapas anteriores, sigue estando lejos de una alineación estratégica precisa.
Nivel 4: Adquisiciones estratégicas de nueva generación (verdaderamente estratégicas)
Aquí es donde el aprovisionamiento se convierte realmente en un socio empresarial estratégico. En este nivel, el aprovisionamiento trasciende las funciones tradicionales para alinearse plenamente con los objetivos empresariales generales. Entre las características fundamentales de la adquisición estratégica de nueva generación se incluyen el modelado de escenarios, la creación de valor multidimensional, la colaboración interfuncional, la transformación digital, la agilidad y la capacidad de respuesta, la gestión de riesgos y el enfoque en la sostenibilidad.
Características de la contratación estratégica de la próxima generación
NextGen Strategic Procurement se caracteriza por un enfoque holístico e integrado que alinea las estrategias de aprovisionamiento con los objetivos empresariales generales. Se centra en la creación de valor en múltiples dimensiones, como el ahorro de costes, la sostenibilidad, la resiliencia y la innovación.
Modelización de escenarios : La modelización de escenarios proporciona una visión global de las actividades de aprovisionamiento, incorporando diversos requisitos empresariales y factores externos. Este enfoque permite a los equipos de compras desarrollar estrategias adaptables a las condiciones cambiantes del mercado y alineadas con los objetivos empresariales generales.
Creación de valor multidimensional para las empresas: La contratación a este nivel se centra en la creación de valor más allá del ahorro de costes. Esto incluye mejorar la sostenibilidad, impulsar la innovación y mejorar la resistencia de la cadena de suministro. Al adoptar un enfoque multidimensional, las organizaciones pueden lograr beneficios más significativos a largo plazo.
Colaboración interfuncional: El compromiso temprano con diversos departamentos garantiza que las estrategias de adquisición se ajusten a sus necesidades y objetivos. Esto fomenta un enfoque unificado y mejora el impacto estratégico de las actividades de adquisición.
Transformación digital: Las tecnologías avanzadas, incluidas la IA y el aprendizaje automático, se aprovechan para mejorar la toma de decisiones, agilizar las operaciones e impulsar la innovación. La transformación digital permite a los equipos de compras ser más ágiles y responder mejor a las cambiantes condiciones del mercado. Para obtener más información sobre la transformación digital en las compras, visite las perspectivas de Gartner sobre la tecnología de compras
Agilidad y capacidad de respuesta: La integración de sistemas digitales ayuda a los equipos de compras a adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado y a la evolución de las necesidades empresariales. Esta agilidad garantiza que las compras sigan siendo un activo estratégico en un entorno empresarial dinámico.
Gestiónavanzada de riesgos: Se aplican estrategias avanzadas de evaluación y mitigación de riesgos para garantizar una cadena de suministro resistente. Esto incluye la identificación de riesgos potenciales, el desarrollo de planes de contingencia y la gestión proactiva de las relaciones con los proveedores. Para más información sobre la gestión de riesgos, consulte este libro blancode Sphera.
Enfoque de sostenibilidad: Las compras desempeñan un papel crucial a la hora de impulsar iniciativas de sostenibilidad en toda la cadena de suministro. Esto incluye abastecerse de proveedores responsables con el medio ambiente, reducir los residuos y apoyar prácticas de producción sostenibles.
El impacto de NextGen Strategic Procurement es significativo, con puntos de referencia que indican una generación de valor potencial hasta 4,4 veces superior a los enfoques tradicionales. Para más información sobre por qué NextGen es el camino a seguir, consulte nuestro libro electrónico "Category Management is Dead: What Comes Next ".
El camino hacia la excelencia en la contratación pública
Independientemente de la curva de madurez de aprovisionamiento de su organización, siempre hay margen de mejora. Estos son algunos pasos fundamentales que debe tener en cuenta en su camino hacia la adquisición estratégica de nueva generación:
Evalúe su estado actual: Lleve a cabo una evaluación exhaustiva de su función de compras para conocer su nivel de madurez. Esto implica revisar los procesos existentes, identificar las lagunas y comparar con los estándares del sector.
Establezca objetivos claros: Defina lo que quiere conseguir con su función de compras y cómo se alinea con su estrategia empresarial. Establecer objetivos claros proporciona orientación y ayuda a priorizar las iniciativas de aprovisionamiento.
Invierta en tecnología: Adopte la transformación digital implementando herramientas y plataformas de contratación avanzadas para agilizar los procesos y proporcionar información valiosa. La inversión en tecnología es crucial para mejorar la eficiencia y la eficacia de la contratación.
Desarrolle su equipo: Invierta en formación y desarrollo para asegurarse de que su equipo de compras cuenta con las habilidades necesarias para operar estratégicamente. Esto incluye el desarrollo de competencias en procesos estratégicos de contratación, gestión de riesgos y sostenibilidad.
Fomentar la colaboración: Rompa los compartimentos estancos fomentando la colaboración interfuncional y la participación temprana de las partes interesadas en las decisiones de contratación. De este modo se garantiza que las estrategias de contratación estén alineadas con las necesidades y los objetivos de las distintas unidades de negocio.
Implemente el modelado de escenarios: Adopte metodologías avanzadas como el modelado de escenarios para mejorar la toma de decisiones y la alineación estratégica. El modelado de escenarios ayuda a desarrollar estrategias adaptables a los distintos requisitos empresariales y condiciones de mercado.
Centrarse en la sostenibilidad: Integre la sostenibilidad en sus estrategias de contratación para cumplir los requisitos normativos y las expectativas de las partes interesadas. Las prácticas de contratación sostenibles pueden generar valor a largo plazo y respaldar los objetivos de responsabilidad social corporativa.
Mejore continuamente: Revise y perfeccione periódicamente sus estrategias de aprovisionamiento para adaptarlas a la evolución de las necesidades empresariales y las condiciones del mercado. La mejora continua es esencial para mantener la excelencia en las compras y lograr el éxito a largo plazo.
Conclusiones: El futuro de la contratación pública
En un entorno empresarial cada vez más complejo, el papel de las compras sigue evolucionando. Más allá de las medidas tradicionales de reducción de costes, la adquisición estratégica de nueva generación puede impulsar una importante creación de valor en múltiples dimensiones.
Las organizaciones pueden transformar su función de aprovisionamiento en un potente motor del éxito empresarial comprendiendo los diferentes niveles de madurez del aprovisionamiento y trabajando para lograr una alineación estratégica precisa. Tanto si acaba de iniciar su andadura como si desea llevar su función de compras al siguiente nivel, la adopción de los principios de NextGen Strategic Procurement puede ayudarle a mantenerse a la cabeza en el competitivo panorama empresarial actual.
Recuerde que el camino hacia la excelencia en aprovisionamiento es continuo. Evaluando continuamente su nivel de madurez y esforzándose por mejorar, puede asegurarse de que su función de compras siga siendo un activo estratégico que impulse la innovación, la sostenibilidad y la creación de valor en los años venideros.
