In der sich schnell entwickelnden Unternehmenslandschaft von heute hat sich die Beschaffung zu einer entscheidenden Funktion entwickelt, die den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen kann. In dem Maße, wie globale Ereignisse die Lieferketten umgestalten und sich die geschäftlichen Prioritäten verschieben, hat sich die Rolle des Einkaufs von einer reinen Unterstützungsfunktion zu einem strategischen Partner gewandelt, der die Wertschöpfung vorantreibt. Für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen, ist es wichtig, die verschiedenen Reifegrade der Beschaffung zu verstehen.
Die Bedeutung der Beschaffung in der modernen Wirtschaft
Die Rolle der Beschaffung hat sich über die traditionelle Abwicklung von Transaktionen und das Lieferantenmanagement hinaus erweitert. Heute ist sie ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsstrategie, der Innovation und der Nachhaltigkeit. Unternehmen, die in der Beschaffung einen hohen Reifegrad aufweisen, sind besser in der Lage, Marktschwankungen zu bewältigen, Risiken zu mindern und Chancen zu nutzen. Durch die Optimierung der Beschaffungspraktiken können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen, die Beziehungen zu ihren Lieferanten verbessern und die allgemeinen Geschäftsziele unterstützen.
Verständnis der Reifegrade in der Beschaffung
Die Reifegrade der Beschaffung bieten einen Rahmen für die Bewertung der Effektivität und strategischen Ausrichtung der Beschaffungsfunktion eines Unternehmens. Diese Stufen reichen von grundlegenden operativen Aktivitäten bis hin zu fortgeschrittenen strategischen Initiativen, die einen mehrdimensionalen Wert schaffen. Lassen Sie uns die einzelnen Stufen näher betrachten und ihre einzigartigen Merkmale und Auswirkungen auf die Unternehmensleistung verstehen.
Vom Operativen zum Strategischen
Der Übergang von einer operativen Rolle zu einem strategischen Geschäftspartner umfasst mehrere Stufen. Jede Reifegradstufe spiegelt eine stärkere Integration der Beschaffung in umfassendere Unternehmensziele und eine stärkere Betonung der Wertschöpfung wider. Dieser Weg ist gekennzeichnet durch den Übergang von der Verwaltung wesentlicher Transaktionen zu fortgeschrittenen strategischen Initiativen, die Innovation, Nachhaltigkeit und funktionsübergreifende Zusammenarbeit umfassen.
Ebene 1: Fokus auf Unterstützungsfunktionen (operatives P2P)
Auf der grundlegenden Ebene konzentriert sich die Beschaffung in erster Linie auf die grundlegenden Aspekte des Purchase-to-Pay-Zyklus (P2P). Die Hauptziele sind die Sicherstellung, dass geeignete Materialien zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, die Minimierung der Kosten durch wichtige Verhandlungen und die Verwaltung von Transaktionsaktivitäten wie Bedarfsanforderung, Bestellung und Zahlungsabwicklung.
Die Grundlagen des Purchase-to-Pay (P2P)-Zyklus
The P2P cycle is the core of operational procurement. It often involves requisitioning materials, placing orders, receiving goods, and processing payments. This level ensures the necessary materials are available for production and operations, maintaining business continuity.
Hauptziele und Aktivitäten
In dieser Phase zielt die Beschaffung darauf ab:
- Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit von Materialien
- Kostenminimierung durch Verhandlungsführung
- Effiziente Verwaltung von Transaktionsaktivitäten
- Sicherstellung der Einhaltung der Beschaffungspolitik
Herausforderungen und Beschränkungen
Die Beschaffung auf dieser Ebene ist hauptsächlich reaktiv und administrativ. Der Schwerpunkt liegt auf der Einhaltung von Vorschriften und der Verwaltung der Lieferantenleistung, anstatt zur strategischen Unternehmensplanung beizutragen. Die Aktivitäten sind für die Aufrechterhaltung reibungsloser Abläufe unerlässlich, haben aber nicht die strategische Wirkung, die für einen erheblichen Geschäftswert erforderlich ist.
Stufe 2: Kostensenkungsfokus (Tactical S2C)
Wenn Unternehmen das Potenzial der Beschaffung für Kosteneinsparungen erkennen, gehen sie zu einem eher taktischen Ansatz über. Auf dieser Ebene werden die Beschaffungsaktivitäten stärker strukturiert und umfassen strategische Beschaffungsinitiativen, grundlegende Praktiken des Lieferantenmanagements und kurzfristige Kostensenkungsmaßnahmen.
Strategische Beschaffungsinitiativen
Strategische Beschaffung beinhaltet die systematische Bewertung und Auswahl von Lieferanten im Hinblick auf langfristige Kosteneinsparungen und Lieferstabilität. Dazu gehören die Durchführung von Marktanalysen, Vertragsverhandlungen und die Nutzung von Größenvorteilen. Weitere Informationen zur strategischen Beschaffung finden Sie im CIPS-Leitfaden zur strategischen Beschaffung
Praktiken des Lieferantenmanagements
Zu den wirksamen Praktiken des Lieferantenmanagements auf dieser Ebene gehören regelmäßige Leistungsüberprüfungen, Lieferantenaudits und die Entwicklung langfristiger Lieferantenbeziehungen. Diese Praktiken tragen dazu bei, dass die Lieferanten die Qualitäts- und Lieferstandards des Unternehmens erfüllen. Erfahren Sie mehr über das Management von Lieferantenbeziehungen
Short-term Cost-Cutting Measures
In dieser Phase geht es in erster Linie um unmittelbare Kostensenkungen durch Ausschreibungen, Vertragsneuverhandlungen und Mengenrabatte. Diese Maßnahmen bringen zwar greifbare Vorteile, bleiben aber oft von den allgemeinen Geschäftsfunktionen isoliert
Stufe 3: Strategische Beschaffung - Siloed Power Game & Category Management Fokus
Auf dieser Ebene beginnt die Beschaffung, sich enger an den Unternehmensstrategien zu orientieren. Der Schwerpunkt verlagert sich auf die Verwaltung von Kategorien, um Einsparungen zu optimieren und langfristige Unternehmensziele zu unterstützen. Das traditionelle Kategorienmanagement bleibt jedoch oft in einem isolierten Rahmen, was zu verschiedenen Einschränkungen führt.
Überblick über das Kategorienmanagement
Beim Category Management werden ähnliche Produkte oder Dienstleistungen gruppiert, um die Kaufkraft zu nutzen und erhebliche Einsparungen zu erzielen. Dieser Ansatz ermöglicht es den Beschaffungsteams, spezialisierte Strategien für verschiedene Kategorien zu entwickeln und so die Effizienz und Effektivität zu steigern. Lesen Sie, warum Beschaffungsleiter glauben, dass Category Management alter Schule nicht mehr effektiv ist.
Traditionelle Rahmenwerke wie die Kraljic-Matrix
Die Kraljic-Matrix ist ein weit verbreiteter Rahmen für das Category Management. Sie kategorisiert Produkte auf der Grundlage von Lieferrisiken und Gewinnauswirkungen und hilft Beschaffungsteams bei der Festlegung von Prioritäten für Beschaffungsstrategien. Dieser Ansatz kann jedoch zu taktisch sein und die besonderen Bedürfnisse der verschiedenen Geschäftsbereiche nicht berücksichtigen. Lesen Sie mehr über die Kraljic-Matrix von CIPS.
Beschränkungen von Silo-Ansätzen
Trotz der Absicht, strategische Ziele zu unterstützen, können isolierte Beschaffungspraktiken zu verschiedenen Herausforderungen führen:
- Begrenzte Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen
- Enger Fokus auf interne Beschaffungseffizienzen
- Unfähigkeit zur vollständigen Ausrichtung auf umfassendere Unternehmensziele
Diese Stufe stellt zwar eine erhebliche Verbesserung gegenüber früheren Stufen dar, reicht aber immer noch nicht für eine genaue strategische Ausrichtung aus.
Stufe 4: Strategische Beschaffung der nächsten Generation (wirklich strategisch)
Dies ist der Punkt, an dem die Beschaffung als strategischer Geschäftspartner wirklich zur Geltung kommt. Auf dieser Ebene geht die Beschaffung über die traditionellen Rollen hinaus und richtet sich voll und ganz auf die übergreifenden Unternehmensziele aus. Zu den entscheidenden Merkmalen der strategischen Beschaffung der nächsten Generation gehören Szenariomodellierung, mehrdimensionale Wertschöpfung, funktionsübergreifende Zusammenarbeit, digitale Transformation, Agilität und Reaktionsfähigkeit, Risikomanagement und Fokus auf Nachhaltigkeit.
Merkmale der strategischen Beschaffung von NextGen
NextGen Strategic Procurement zeichnet sich durch einen ganzheitlichen und integrierten Ansatz aus, der die Beschaffungsstrategien mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang bringt. Er konzentriert sich auf die Schaffung von Werten in mehreren Dimensionen, einschließlich Kosteneinsparungen, Nachhaltigkeit, Widerstandsfähigkeit und Innovation.
Szenariomodellierung: Die Szenariomodellierung bietet eine umfassende Sicht auf die Beschaffungsaktivitäten, die verschiedene geschäftliche Anforderungen und externe Faktoren einbezieht. Dieser Ansatz ermöglicht es den Beschaffungsteams, Strategien zu entwickeln, die sich an veränderte Marktbedingungen anpassen und mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang stehen.
Mehrdimensionale Wertschöpfung für Unternehmen: Die Beschaffung auf dieser Ebene konzentriert sich auf die Schaffung von Werten über Kosteneinsparungen hinaus. Dazu gehören die Verbesserung der Nachhaltigkeit, die Förderung von Innovationen und die Verbesserung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette. Durch einen mehrdimensionalen Ansatz können Unternehmen langfristig einen größeren Nutzen erzielen.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Durch die frühzeitige Einbindung der verschiedenen Abteilungen wird sichergestellt, dass die Beschaffungsstrategien auf deren Bedürfnisse und Ziele abgestimmt sind. Dadurch wird ein einheitlicher Ansatz gefördert und die strategische Wirkung der Beschaffungsaktivitäten verstärkt.
Digitale Transformation: Fortschrittliche Technologien, einschließlich KI und maschinelles Lernen, werden eingesetzt, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, Abläufe zu rationalisieren und Innovationen voranzutreiben. Die digitale Transformation ermöglicht es den Beschaffungsteams, flexibler zu werden und auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren. Weitere Informationen zur digitalen Transformation in der Beschaffung finden Sie in Gartners Einblicken in die Beschaffungstechnologie
Agilität und Reaktionsfähigkeit: Die Integration digitaler Systeme hilft den Beschaffungsteams bei der schnellen Anpassung an Marktschwankungen und sich verändernde Geschäftsanforderungen. Diese Agilität stellt sicher, dass die Beschaffung in einem dynamischen Geschäftsumfeld ein strategischer Aktivposten bleibt.
Fortschrittliches Risikomanagement: Es werden fortschrittliche Risikobewertungs- und -minderungsstrategien implementiert, um eine widerstandsfähige Lieferkette zu gewährleisten. Dazu gehören die Identifizierung potenzieller Risiken, die Entwicklung von Notfallplänen und das proaktive Management von Lieferantenbeziehungen. Weitere Informationen zum Risikomanagement finden Sie in diesem Whitepapervon Sphera.
Schwerpunkt Nachhaltigkeit: Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung von Nachhaltigkeitsinitiativen in der gesamten Lieferkette. Dazu gehören die Beschaffung bei umweltbewussten Lieferanten, die Reduzierung von Abfall und die Unterstützung nachhaltiger Produktionsverfahren.
Die Auswirkungen von NextGen Strategic Procurement sind beträchtlich: Benchmarks zeigen, dass die potenzielle Wertschöpfung bis zu 4,4-mal höher ist als bei traditionellen Ansätzen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum NextGen der Weg in die Zukunft ist, lesen Sie unser eBook "Category Management is Dead: What Comes Next ".
Auf dem Weg zu exzellenter Beschaffung
Unabhängig vom Reifegrad der Beschaffung in Ihrem Unternehmen gibt es immer Raum für Verbesserungen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Schritte, die Sie auf dem Weg zur NextGen Strategic Procurement berücksichtigen sollten:
Bewerten Sie Ihren aktuellen Stand: Führen Sie eine gründliche Bewertung Ihrer Beschaffungsfunktion durch, um Ihren Reifegrad zu ermitteln. Dazu gehören die Überprüfung bestehender Prozesse, die Identifizierung von Lücken und ein Benchmarking mit Branchenstandards.
Setzen Sie klare Ziele: Legen Sie fest, was Sie mit Ihrer Beschaffungsfunktion erreichen wollen und wie sie mit Ihrer Unternehmensstrategie in Einklang steht. Die Festlegung klarer Ziele gibt eine Richtung vor und hilft bei der Priorisierung von Beschaffungsinitiativen.
Investieren Sie in Technologie: Nutzen Sie den digitalen Wandel, indem Sie fortschrittliche Beschaffungsinstrumente und -plattformen implementieren, um Prozesse zu rationalisieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Technologieinvestitionen sind entscheidend für die Steigerung der Effizienz und Effektivität der Beschaffung.
Entwickeln Sie Ihr Team: Investieren Sie in Aus- und Weiterbildung, um sicherzustellen, dass Ihr Beschaffungsteam über die Fähigkeiten verfügt, strategisch zu arbeiten. Dazu gehört die Entwicklung von Kompetenzen in strategischen Prozessen für Beschaffung, Risikomanagement und Nachhaltigkeit.
Fördern Sie die Zusammenarbeit: Brechen Sie Silos auf, indem Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und die frühzeitige Einbeziehung von Interessengruppen in Beschaffungsentscheidungen fördern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Beschaffungsstrategien auf die Bedürfnisse und Ziele der verschiedenen Geschäftsbereiche abgestimmt sind.
Implementierung der Szenario-Modellierung: Setzen Sie fortschrittliche Methoden wie die Szenariomodellierung ein, um die Entscheidungsfindung und die strategische Ausrichtung zu verbessern. Die Szenariomodellierung hilft bei der Entwicklung anpassungsfähiger Strategien für unterschiedliche Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.
Fokus auf Nachhaltigkeit: Integrieren Sie die Nachhaltigkeit in Ihre Beschaffungsstrategien, um die gesetzlichen Anforderungen und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Nachhaltige Beschaffungspraktiken können langfristigen Wert schaffen und die Ziele der sozialen Verantwortung von Unternehmen unterstützen.
Kontinuierlich verbessern: Überprüfen und verfeinern Sie Ihre Beschaffungsstrategien regelmäßig, um sie an die sich wandelnden Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen anzupassen. Kontinuierliche Verbesserungen sind entscheidend für die Aufrechterhaltung einer exzellenten Beschaffung und den langfristigen Erfolg.
Schlussfolgerung: Die Zukunft der Beschaffung im Blick
In einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld entwickelt sich die Rolle der Beschaffung ständig weiter. Die strategische Beschaffung von NextGen geht über die traditionellen Kostensenkungsmaßnahmen hinaus und kann über mehrere Dimensionen hinweg einen erheblichen Mehrwert schaffen.
Unternehmen können ihre Beschaffungsfunktion in einen leistungsstarken Motor für den Geschäftserfolg verwandeln, indem sie die verschiedenen Reifegrade der Beschaffung verstehen und auf eine genaue strategische Ausrichtung hinarbeiten. Unabhängig davon, ob Sie gerade erst damit beginnen oder Ihre Beschaffungsfunktion auf die nächste Stufe heben wollen, kann Ihnen die Umsetzung der Grundsätze der NextGen Strategic Procurement helfen, im heutigen Wettbewerb die Nase vorn zu haben.
Denken Sie daran, dass der Weg zu einer exzellenten Beschaffung ein kontinuierlicher ist. Indem Sie Ihren Reifegrad kontinuierlich bewerten und nach Verbesserungen streben, können Sie sicherstellen, dass Ihre Beschaffungsfunktion ein strategischer Aktivposten bleibt, der Innovation, Nachhaltigkeit und Wertschöpfung für die kommenden Jahre vorantreibt.
